Делопроизводство эколога - как разложить бумаги

Работа экологов сопровождается огромными объёмами бумаг официальных и не очень. Чтоб не терятся в них предлагаю обсудить вопросы делопроизводтва, или, проще говоря, способы ведения дел. Я к примеру пока распределяю дела так

1. Организационная документация эколога
(Положения и инструкции по организации природоохранной деятельности, Планы природоохранных и мероприятий и проверок, Отчёты о работе)
2. Приказы в сфере экологии руководства,
копии писем и предписаний надзорных органов
3. Разрешительная документация в сфере экологии
(Разрешения на выброс загрязняющих веществ в атмосферу, Лимиты на размещение отходов, Материалы для продления разрешений)
4. Копии действующих договоров бухгалтерские справок
по вопросам экологии
5. Журнал учёта рабочих тетрадей ОАО «Макфа»
по вопросам экологии (проекты и пр.)
6. Рабочая и нормативно- правовая документация производственного экологического контроля и экологического менеджмента
7. Рабочая и нормативно- правовая документация в сфере обращения с отходами
8. Рабочая и нормативно- правовая документация в сфере охраны атмосферно воздуха и организации санитарно-защитной зоны
9. Рабочая и нормативно- правовая документация в сфере охраны водных объектов
10. Рабочая и нормативно-правовая документация в сфере соблюдения фитосанитарных требований и экологической экспертизы
11. Рабочая и нормативно-правовая документация о порядке расчётов платы за негативное воздействие на окружающую среду

z8888, Я бы еще в этот список добавил:
1. Должностные инструкции руководителей и специалистов отдела охраны окружающей среды.
2. Внутренняя переписка по орг. вопросам (служебные записки по предприятию)
3. Переписка с гос. органами и органами местного самоуправления.
4. Обучение и повышение квалификации персонала по ООС
5. Расчеты экологических платежей, копии платежек.

А вот папки ПЭК и СЭМ лучше не объединять,чтоб не запутаться.

У меня такие папочки:
1. Документы эколога "В работе"
2. Переписка (ивнутренняя и внешняя)
3. Расчеты платы за НВ
4. Материалы по обращению с отходами (справки подразделений)
5. Договоры
6. Приказы, распоряжения
7.ПЭК
8. Инструкции
Должностная инструкция, проекты отдельно.
Отдельный ящик с нормативно документацией.

Я в общем веду такие же папки: дополнительно к примеру делю все бумаги по отчетам: "рабочие материалы к годовым отчетам" (в них инструкции, чистые бланки, черновики расчетов - я их не выкидываю), и просто "годовые отчеты" - там уже чисто формы, сдаваемые в надзорные органы. Это чтобы не выкапывать их из общей папки. Аналогично и по квартальным отчетам. Также есть папки: договора, письма (входящие и исходящие) , копии заключений на проекты, учредительные документы наши, документы организаций (это когда требуют лицензии организаций, принимающих у нас отходы, туда подшиваю копии), результаты производственного контроля, папки по отходам, выбросам, сбросам, наблюдательным скважинам, приказы и инструкции, материалы, которые готовила на лицензию тоже все храню, отдельно завела папки на каждый объект, в них план объекта, ситуационный план и т.д. Папки, куда подшиваю копии всех квитанций на сдачу отходов. папка с копиями расчетов и платежек за НЕВОС. Материалы, что готовила для заказа проектов, тоже подшиваю. В общем полный шкаф...

А какие вы журналы ведете на предприятии, которые заполняете ежедневно от руки?

Ежедневно - нет, а вот журналы учета сдачи всех отходов у нас ведутся на площадках от руки по мере сдачи отходов, это может быть раз в 2-3 дня, раз в неделю (смотря какой вид отхода). Аналогичные сводные журналы, только в электронном виде веду у себя в офисе (с той же периодичностью).

А нельзя ли поподробнее расписать каким образом ведутся журналы на промплощадках. У нас сеть АЗС - при сдаче отходов спецорганизации по вывозу у нас оформляются талоны (сама форму придумала и с спец. организацией долго бодалась пока они не начали на основании этих талончиков выписывать счет-фактуры и справки для РТН по факту, а то все пытались по договорным объемам и еще приезжали и забирали полупустые контейнеры - а сейчас приезжают по звонку, на некоторых АЗс всего 1 раз за 2-3 месяца)
А вот по отходам, которые сдаются на обезвреживание или утилизацию, использование - не знаю что и как заполнять, т.к. очень редко бывает, что мы их сдаем - да не образуются они в тех количествах, как по методикам и нормативам

Наши предприятия большие. На двух из них бумаги разложены в соответствии с книгой Н.Д.Сорокина (удобно):

Организационные документы экологической службы (эколога) предприятия
1. Приказ директора филиала о создании экологической службы предприятия.
2. Приказ директора филиала о назначении руководителя экологической службы предприятия (эколога предприятия) и утверждении положения об экологической службе.
3. Должностные инструкции сотрудников экологической службы предприятия (эколога предприятия).
4. Документы, подтверждающие необходимую профессиональную подготовку или переподготовку сотрудников экологической службы предприятия (эколога предприятия).
5. Приказ директора филиала об организации производственного экологического контроля и об утверждении положения о производственном экологическом контроле.
6. Внутренние инструкции предприятия по охране окружающей среды, по технике безопасности, по пожарной безопасности.
7. Приказы по филиалу, утверждающие планы мероприятий по охране окружающей среды на предприятии и отчеты об их выполнении.

Документы по результатам проверок предприятия органами государственного надзора.
1. Акты по результатам предыдущих проверок предприятия.
2. Предписания органов государственного экологического контроля об устранении нарушений требований природоохранного законодательства.
3. Протоколы об административных правонарушениях, постановления на приостановку объектов, цехов, производств, и разрешения на возобновление работы.
4. Приказы по филиалу и планы мероприятий по устранению нарушений, установленных в актах проверок и предписаниях.
5. Отчеты о выполнении предписаний и актов.
6. Список государственных контролирующих органов.
7. Журнал учета мероприятий по государственному контролю (надзору) в соответствии с ФЗ от 08.08.2001 г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)"

Документы, подтверждающие внесение платы за пользование природными ресурсами и платы за негативное воздействие на ОС.
1. Ежемесячные налоговые декларации по плате за пользование природными ресурсами.
2. Копии платежных поручений о перечислении платежей за пользование водными объектами.
3. Ежеквартальные декларации о внесении платы за негативное воздействие на ОС.
4. Копии платежных поручений о перечислении платежей за негативное воздействие на ОС.

Формы государственной статистической отчетности
18-кс «Сведения об инвестициях в основной капитал, направленных на охрану окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов»;
2-ос «Сведения о выполнении водоохранных работ на водных объектах»;
4-ос «Сведения о текущих затратах на охрану природы, экологических и природоресурсных платежах»;
2-тп (воздух) «Сведения об охране атмосферного воздуха»;
2-тп (водхоз) «Сведения об использовании воды»;
2-тп (токсичные отходы) «Об образовании, поступлении, использовании и размещении токсичных отходов производства и потребления»;

Документы на изъятие природных ресурсов:
1. Документы на право владения или пользования земельным участком.
2. Лицензия на пользование недрами.
3. Лицензионное дело на пользование недрами
4. Договор на пользование водными объектами.
5. Комплект документов на пользование водными объектами.


Документы по охране атмосферного воздуха от загрязнения:
- организационные документы по охране атмосферного воздуха;
• приказ по филиалу о назначении лица, ответственного за эксплуатацию и обслуживание установок очистки газа и о его функциях;
• должностные инструкции для персонала обслуживающего установки очистки газа,
• паспорта на каждую установку очистки газов (установки очистки газа должны подвергаться осмотру для оценки их технического состояния не реже одного раза в полугодие комиссией, назначаемой руководством предприятия. По результатам осмотра составляется прилагаемый к паспорту установки акт. Кроме того, установки очистки газов должны подвергаться проверке на соответствие фактических параметров работы проектным параметрам не реже одного раза в год, а при изменении режима технологического оборудования, ремонта и реконструкции установки в течение трех месяцев. Результаты проверок также оформляются актом и заносятся в паспорт.);
• план работ по проверке эффективности газоочистного оборудования;
• инструкции по эксплуатации и обслуживанию установок очистки газа;
• приказ о порядке ведения журналов учета работы установок очистки газа;
• график планово-предупредительного (текущего) ремонта установок очистки газа.

- первичная учетная документация по охране атмосферного воздуха;
• № ПОД-1 — «Журнал учета стационарных источников загрязнения и их характеристик»;
• № ПОД-2 — «Журнал учета выполнения мероприятий по охране атмосферного воздуха»;
• № ПОД-3 — «Журнал учета работы газоочистных и пылеулавливающих установок».
• схема расположения источников выбросов
- документация, подтверждающая право предприятия на выброс загрязняющих веществ в атмосферу;
• проект тома «Охрана атмосферы и предельно допустимые выбросы (ПДВ)», согласованный органами в области охраны окружающей среды;
• норматив допустимых выбросов, установленный органами в области охраны окружающей среды сроком на 5 лет;
• план-график контроля на предприятии за соблюдением нормативов ПДВ на источниках выбросов и на контрольных точках (постах);
• лимиты на выбросы устанавливаются природопользователю при невозможности соблюдения нормативов допустимых выбросов и действуют только в период проведения мероприятий по охране окружающей среды, внедрения наилучших существующих технологий и/или реализации других природоохранных проектов с учетом поэтапного достижения установленных нормативов допустимых выбросов;
• план мероприятий по снижению выбросов загрязняющих веществ в атмосферу с целью достижения нормативов ПДВ;
• ежегодное разрешение на выброс загрязняющих веществ в атмосферу;
• ежегодная пояснительная записка о неизменности количества источников выбросов загрязняющих веществ, качественного и количественного состава выбрасываемых веществ, неизменности технологического процесса, расхода и номенклатуры используемого сырья и материалов, сохранения объемов выпускаемой продукции, определенных на год разработки и установления нормативов допустимых выбросов;
• технический отчет по контролю за соблюдением установленных нормативов выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух согласно плану-графику контроля.

- документация по реализации мероприятий по временному сокращению выбросов загрязняющих веществ объекта в периоды неблагоприятных метеорологических условий (НМУ);
• приказ директора филиала о порядке перехода в периоды неблагоприятных метеорологических условий (НМУ) на заданные режимы с указанием ответственных лиц за проведение мероприятий по предприятию, производствам, цехам, участкам и иным объектам, а также лиц ответственных за организацию приема оповещения и введения мероприятий по снижению выбросов;
• журнал регистрации приема предупреждений о НМУ от органа Росгидромета на предприятии;
• план мероприятий по предупреждению аварийных выбросов загрязняющих атмосферу.

- документация по охране атмосферного воздуха при эксплуатации автотранспортных средств;
• журнал ежедневного учета использования автотранспортных средств;
• журнал ежедневного расхода горючего;
• журнал пройденного километража;
• журнал записи результатов проверок автомобилей с бензиновыми двигателями на соответствие экологическим требованиям;
• журнал учета измерений дымности при проверке автомобилей с дизельными двигателями.

Документы по охране поверхностных вод от загрязнения:
- организационные документы по охране поверхностных вод от загрязнения;
• приказ по филиалу о назначении лица, ответственного за эксплуатацию и обслуживание сетей водных коммуникаций и очистных сооружений, и о его функциях;
• должностные инструкции для персонала, обслуживающего водные коммуникации и очистные сооружения;
• должностные инструкции для персонала, обслуживающего контрольно-измерительную аппаратуру по определению качества забираемой и сбрасываемой в водный объект воды;
• порядок проведения государственной аттестации контрольно-измерительной аппаратуры по определению качества забираемой и сбрасываемой в водный объект воды;
• балансовая схема прямоточного и оборотного водоснабжения и водоотведения с указанием и нумерацией мест измерения забора (приема) и сброса воды, а также точек передачи ее другим потребителям;
• паспорта на очистные сооружения;
• планы работ по проверке эффективности работы очистных сооружений;
• инструкции по эксплуатации и обслуживанию очистных сооружений;
• журналы учета работы очистных сооружений;
• производственные инструкции завода-изготовителя по эксплуатации оборудования очистных сооружений;
• график планово-предупредительного (текущего) ремонта водных коммуникаций и очистных сооружений.

- документация, подтверждающая право пользования водными объектами;
• лицензия на водопользование;
• лицензионное дело;
• договор на пользование водными объектами;
• лимиты водопотребления и водоотведения.

- первичная учетная документация по использованию воды;
• № ПОД-11 — «Журнал учета водопотребления (водоотведения) водоизмерительными приборами и устройствами»;
• № ПОД-12 — «Журнал учета водопотребления (водоотведения) косвенными методами»;
• № ПОД-13 — «Журнал учета качества сбрасываемых сточных вод»;

- документация, подтверждающая право предприятия на сброс загрязняющих веществ в ОС;
• проект нормативов допустимых сбросов (НДС) в ОС со сточными водами;
• норматив на предельно допустимый сброс веществ (НДС), поступающих в водный объект со сточными водами по выпускам;
• схема-график аналитического контроля за работой очистных сооружений, соблюдением нормативов допустимых сбросов загрязняющих веществ в ОС со сточными водами и влиянием их на водные объекты;
• план мероприятий по достижению нормативов допустимого сброса загрязняющих веществ в ОС со сточными водами;
• ежегодное разрешение на сброс загрязняющих веществ;
• ежегодная пояснительная записка, содержащая в себе информацию о неизменности технологических процессов, расхода и номенклатуры используемого сырья и материалов и сохранения объемов выпускаемой продукции, определенной на год разработки и установления нормативов допустимых сбросов;
• ежегодный технический отчет по контролю за соблюдением установленных нормативов сбросов загрязняющих веществ в ОС со сточными водами в соответствии со схемой-графиком контроля;
• ежегодный отчет о выполнении плана мероприятий по достижению нормативов допустимого сброса загрязняющих веществ в ОС со сточными водами, с указанием освоенных средств;
• при отсутствии нормативов сбросов на предприятии, на котором согласно действующей нормативной документации такие нормативы должны быть установлены, или срок их действия истек, — договор на разработку проекта нормативов ПДС (ВСС) и план-график их разработки.

- документация по реализации мероприятий на случай экстремального загрязнения водного объекта;
- план ликвидации аварий на случай загрязнения водного объекта;
- план мероприятий на случай загрязнения водного объекта другими предприятиями или судами, в случае забора поверхностных вод этого водного объекта.

в случае пользования сетями канализации:
- Договор между абонентом (заказчиком) и организацией водопроводно-канализационного хозяйства с указанием:
- объектов, непосредственно присоединенных (присоединяемых) к системам водоснабжения и канализации, данных о субабонентах, а также объемах водопотребления и водоотведения сточных вод абонента и субабонентов;
- документов, подтверждающих право собственности на устройства и сооружения для присоединения;
- разрешительной документации на присоединение;
- нормативов допустимого сброса (ДС)
- схема водоснабжения и канализации;
- баланс водопотребления и водоотведения;
- план мероприятий по рациональному использованию питьевой воды и сокращению сброса сточных вод.
- акт разграничения эксплуатационной ответственности сторон по водопроводным и канализационным сетям и сооружениям на них. Разграничение может быть установлено по колодцу (или камере), к которому подключены устройства и сооружения для присоединения абонента к коммунальной водопроводной или канализационной сети. При отсутствии такого акта граница эксплуатационной ответственности устанавливается по балансовой принадлежности.

Документация лаборатории предприятия по контролю воздействий на ОС
• положение о лаборатории,
• ее паспорт,
• аттестат аккредитации,
• свидетельства о поверке средств измерений органами государственной метрологической службы,
• паспорта на государственные стандартные образцы состава и свойств контролируемых объектов,
• результаты внутреннего и внешнего контроля качества выполняемых измерений,
• акты отбора проб и журналы их регистрации,
• аттестованные методики выполнения измерений,
• журналы результатов контроля воздействий на ОС.
В отсутствие собственной лаборатории должен быть заключен договор на выполнение соответствующих работ с аккредитованной лабораторией.

Документы по обращению с отходами производства и потребления:
- организационные документы по обращению с отходами производства и потребления;
• приказ о назначении лиц, допущенных к работе с опасными отходами;
• приказ о направлении лиц, допущенных к работе с опасными отходами на обучение или переподготовку;
• договоры на размещение отходов, на прием отходов от других организаций;
• свидетельство о регистрации объекта размещения отходов в государственном реестре объектов размещения отходов (для индивидуальных предпринимателей или юридических лиц, имеющих на своем балансе или осуществляющих эксплуатацию объектов захоронения или длительного хранения отходов (полигоны, шламохранилища, хвостохранилища, иловые карты, золоотвалы и т. д.);
• план (планируемых) мероприятий по снижению влияния образующихся отходов на состояние окружающей среды.

- учетная документация по отходам, образующимся на предприятии;
• перечень отходов, образующихся на предприятии (учет отходов ведется с использованием Федерального классификационного каталога отходов);
• результаты определения класса опасности образовавшихся отходов;
• паспорта опасных отходов, с указанием кода отхода согласно Федеральному классификационному каталогу отходов (ФККО).

- материалы по осуществлению деятельности по обращению с опасными отходами;
• лицензия на деятельности по обращению с опасными отходами;
• положительное заключения государственной экологической экспертизы материалов обоснования намечаемой деятельности по обращению с опасными отходами, выданное лицензиату для получения лицензии;
• свидетельства (сертификаты) на право работы с опасными отходами для лиц, допущенных к деятельности по обращению с опасными отходами;
• выписка из реестра на деятельность по обращению с опасными отходами
• документы, подтверждающие наличие производственных помещений, объектов размещения отходов, соответствующих техническим нормам и требованиям оборудования, транспортных средств, необходимых для осуществления лицензируемой деятельности;
• средства контроля и измерений, необходимые для подтверждения соблюдение нормативов допустимого воздействия на ОС при осуществлении лицензируемой деятельности

- нормативы образования отходов и лимитов на их размещение.
• проект нормативов образования отходов и лимитов на их размещение;
• мероприятия по наблюдению за состоянием окружающей среды на объектах (местах) хранения, захоронения отходов и о периодичности их осуществления;
• ежегодные технические отчеты о неизменности производственного процесса, используемого сырья и об образующихся отходах;
• лимит на размещение отходов.
• схема размещения МВХ

Документы по обеспечению экологической безопасности предприятия:
- декларация промышленной безопасности опасного производственного объекта;
- декларация безопасности гидротехнического сооружения;
- план мероприятий по предупреждению аварийных выбросов загрязняющих атмосферу;
- план мероприятий по ликвидации последствий загрязнения окружающей среды в результате возможных аварий и катастроф;
- план ликвидации аварий на случай загрязнения водного объекта;
- план мероприятий на случай загрязнения водного объекта другими предприятиями или судами, в случае забора поверхностных вод этого водного объекта.

greenfrog, а у вас в штате сколько единиц специалистов-экологов? И чем предприятие занимается - профиль

elkatkova2007,
предприятия градообразующие, а сами отделы экологии - человек 5: начальник, зам, спец по воздуху, спец по воде, спец по отходам... ну, иногда еще кто-нибудь типа экономист на полставки для расчетов платы... лаборатория отдельно в составе ЦЗЛ...
Просто когда бумажки удобно разложены - удобно работать...